A Instrumentação Normativa de n° 65/1997 que é reguladora, admite que a escrituração das empresas seja feita mediante a utilização de um dos seguintes sistemas:
- livros
- conjunto de fichas ou folhas soltas
- conjunto de folhas contínuas
- microfichas geradas através de microfilmagem de saída direta do computador.
São instrumentos de escrituração empresarial obrigatórios:
- O diário
- O registro de duplicatas (para os que emitem)
Diário - nele serão lançadas todas as operações relativas ao exercício empresarial, com clareza e plena caracterização documental, por escrita direta ou reprodução.
Os livros obrigatórios devem ser autenticados e sua escrituração ficará sob a responsabilidade de contabilista legalmente habilitado, salvo se nenhum houver na localidade. Esta escrituração deverá ser feita em idioma e moeda corrente nacional e em sua forma contábil, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, estrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transporte para as margens.
Os levantamentos de demonstração periódicas, mesmo quando adotado o sistema de fichas, devem ser lançados em um livro apropriado para o lançamento do Balanço patrimonial e do Balanço de Resultado Econômico (DRE).
O balança é um diagnóstico preciso do andamento dos negócios e condição elementar para a obtenção de favores legais. Ele deve ser semestral para instituições financeiras e anual para os demais empresários.
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